Een nieuw teamplan Geo-informatie met ondersteuning van Geon!
De klant aan het woord:
De gemeenten Druten en Wijchen zijn op 1 januari 2018 ambtelijk gefuseerd in de Werkorganisatie Druten Wijchen (WDW).
Met alleen het samenvoegen en inrichten van de teams is een dergelijke fusie natuurlijk nog niet afgerond. Er moet veel gebeuren qua harmonisatie van processen, software e.d. Dat betekent dat taken en rollen binnen teams gaan veranderen en mogelijk in elkaar gaan schuiven. Dat waren overigens niet de enige veranderingen die op de teams afkwamen. De nieuwe werkorganisatie maakte direct de overstap naar zelfsturende teams. De verantwoordelijkheid komt hiermee zo laag mogelijk in de organisatie te liggen.
Voor het team Geo-informatie waren het sowieso heftige tijden omdat in de loop van het jaar twee collega’s uit het oorspronkelijk Drutense team, na een ernstige ziekte, weg vielen. In het team is besproken hoe de ontstane situatie opgepakt moest worden. Hoe triest de situatie ook was, we zagen het als mogelijkheid om de formatie, bezetting en taken eens goed ‘tegen het licht’ te houden. Daarbij wilden we er als team sterker en beter voorbereid op de toekomst uitkomen. We hebben naast de interne perikelen ook nog met een aantal belangrijke landelijke ontwikkelingen in ons vakgebied te maken. Denk aan de Omgevingswet, de samenhangende objectenregistratie, nieuwe inwinningstechnieken.
Om hier uitvoering aan te geven, werd er een nieuw Teamplan Geo-Informatie (TGI) opgesteld. Het MT stond, mede gezien de uitzonderlijke situatie waarin we als team terecht waren gekomen, direct positief tegen over dit initiatief.
Hoofddoel van het TGI is te komen tot een evenwichtige en toekomstbestendige teamsamenstelling. Het plan geeft voor de (midden-)lange termijn richting aan de ontwikkeling van de Ruimtelijke informatievoorziening binnen de WDW. Tegelijkertijd biedt het kansen en uitdagingen voor de huidige teamleden om zich verder te ontwikkelen.
Voor het opstellen van het plan zochten we, op basis van eerdere ervaringen, contact met Geon. Na een gesprek tussen 2 teamleden en Gerlof de Haan was er direct sprake van een klik. ‘Vertrouwen’ is in een traject waarbij je van 2 deels gehavende teams één geheel wilt smeden natuurlijk een eerste vereiste. Samen met Geon is er gekozen voor een opzet waarbij een ieder zowel als team gezamenlijk als individueel de ideeën en verwachtingen uit kon spreken. Door de open en transparante manier waarop de bijeenkomsten vanuit Geon werden begeleid vonden de gesprekken in een ontspannen, collegiale en opbouwende sfeer plaats.
De belangrijkste meerwaarde van Geon was de kennis en ervaring op gebied van de (toekomstige) ontwikkelingen binnen het vakgebied. Ook hun onafhankelijke positie ten opzichte van het team en de organisatie was belangrijk in de ondersteuning bij het opstellen van het plan.
Daarnaast kon er worden terug gevallen op de brede kennis en ervaring die Geon heeft opgebouwd in soortgelijke trajecten bij andere gemeenten en/of samenwerkingsverbanden.
Op dit moment wordt het plan voorgelegd aan het MT en gaan we er verder mee ‘de boer op’ binnen onze organisatie. Daarbij benaderen we andere teams met onze producten en kijken we hoe we de processen van die teams (nog) beter kunnen ondersteunen. Eén van de conclusies van het plan is dat wij als team de organisatie véél meer te bieden hebben dan nu het geval is. Daartoe moeten we ons echter, meer dan tot nu toe het geval is geweest, beter en nadrukkelijker profileren. Vanzelfsprekend gaan we ook intern aan de slag met de afspraken uit het plan. Zo gaan we, daar waar de Drutense collega’s meestal de Drutense taken uitvoerden en de Wijchense collega’s de Wijchense, werken met één werklijst voor het gehele team. Ook gaan we werk maken van de ontwikkeldoelstellingen zoals die per functie zijn vastgelegd. Door dit te doen verminderd de kwetsbaarheid binnen het team (geen ‘een pitter functies’ meer) en worden de medewerkers ook feitelijk in de gelegenheid gesteld (nieuwe) kennis en vaardigheden eigen te maken. Allemaal stappen naar een evenwichtige en toekomstbestendige teamsamenstelling van werkorganisatie Druten Wijchen!
Teamfoto Druten Wijchen
Algemeen