Het verbeteren en professionaliseren van gegevensmanagement is een belangrijke randvoorwaarde voor het invoeren van de Omgevingswet. Grip op gegevens blijft echter niet beperkt tot de Omgevingswet. Voor nagenoeg alle belangrijke (toekomstige) vraagstukken bij gemeenten en in ketens is het tijdig kunnen beschikken over toegankelijke, afgestemde en betrouwbare gegevens een belangrijke eerste stap. Aan de slag met gegevensmanagement dus…
Maar, zult u zich afvragen, waar moet ik dan beginnen en hoe pak ik het aan?
Een eenduidig antwoord op deze vraag is helaas niet mogelijk. Gegevensmanagement kent namelijk verschillende benaderingen, verschijningsvormen en methodieken. Welke daarvan passend zijn hangt sterk af van de situatie binnen uw gemeente. In dit artikel beschrijven we de huidige situatie en geven we handreikingen en praktijkvoorbeelden. Hopelijk inspireren en motiveren we u om er in uw eigen organisatie mee aan de slag te gaan.
Waar staan we ?
In de afgelopen jaren zijn forse investeringen gedaan in de basisregistraties, bijvoorbeeld de BAG en BGT. Zij verbinden het fysieke domein (gebouwde omgeving en openbare ruimte) en het maatschappelijke domein (mensen, organisaties en activiteiten). De voorwaarden voor tijdige, toegankelijke, afgestemde en betrouwbare gegevens lijken nu ingevuld. Toch blijkt het tegendeel waar.
Vertrouwen in het stelsel
Het verplicht gebruik van de basisregistraties blijft achter. Verplicht terugmelden van onjuistheden verschilt sterk per registratie. Die terugmeldingen zijn echter cruciaal voor de kwaliteit en consistentie van (basis)gegevens. En daarmee voor het vertrouwen in het stelsel op lange termijn.
Samengestelde informatie
Gebruikers ervaren de registraties niet als een eenduidig stelsel, maar als een stel(sel) basisregistraties. Ieder met eigen definities, toegang en technisch regime. Gemeentelijke vraagstukken zijn vaak juist domein overstijgend. Denk aan de omgevingswet en het sociaal domein. Het gaat niet om een enkel gegeven uit één goed beheerde basisregistratie, maar om samengestelde informatie uit verschillende bronnen. Die informatie op passende wijze bij de gebruiker krijgen is een flinke opgave voor gegevensmanagement.
Datakwaliteit
De verwachtingen over Open en Big Data en Data gestuurd werken zijn hoog. In experimenten en pilotprojecten worden veelbelovende resultaten behaald. Maar vrijwel altijd is datakwaliteit (naast privacy) een hobbel. Dikwijls spreken we dan van een geslaagde pilot, maar blijft de organisatie achter met een hoofdpijndossier. Hoe zorgen we er voor dat eigenaarschap en datakwaliteit ook echt op de agenda komen?
Beheer
De invoering van basisregistraties heeft er toe geleid dat gegevens zijn “los geweekt” van de processen. Gegevensbeheer is in veel gemeenten volwassener aan het worden. Maar het heeft nog niet automatisch geleid tot efficiënt beheer en het prioriteren van beheeractiviteiten. Waarom is er wellicht wel geld voor de BAG en niet voor de BGT? Doen we geen dubbel werk? Wie controleert en bepaalt dat eigenlijk?
Privacy
En dan is er uiteraard ook nog het privacyvraagstuk en de nieuwe privacyregelgeving (algemene verordening gegevensbescherming oftewel AVG). Organisaties krijgen meer verantwoordelijkheid om aan te tonen dat ze zorgvuldig om gaan met gebruik en bewerking van persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan de eis voor het aanstellen van een functionaris gegevensbescherming (FG). We kunnen dit niet los zien van bovenstaande vraagstukken en het gaat dus ook over gegevensmanagement.