Het beheer van de openbare buitenruimte is een van de kerntaken van de gemeente. Vanzelfsprekend zijn hiervoor veel gegevens nodig. Van oudsher is het Beheer Openbare Ruimte (BOR) een vrij op zichzelf staand cluster. Echter, de vraag naar deze gegevens binnen diverse andere ruimtelijke processen groeit. Hittestress is bijvoorbeeld nauw verbonden met de aanwezigheid en kruinomvang van bomen. Voor maatregelen tegen de gevolgen van extreme neerslag zijn gedetailleerde gegevens over het verharde oppervlak cruciaal. En lokale burgerinitiatieven kunnen de inrichting en het beheer van de openbare ruimte beïnvloeden. Dit vraagt om een objectenregistratie die samenhangend, gestandaardiseerd en breed toegankelijk is. Een uitdaging die Geon op het lijf geschreven is!
Deze overtuiging was er ook bij de gemeente Groningen. En het besef dat de data-infrastructuur hierop nog niet voldoende was ingericht. Dat gold ook voor het sterk versnipperde applicatielandschap rondom BOR. Onder de noemer van “Digitale Transformatie BOR” heeft de directie Stadsbeheer van de gemeente Groningen hiervoor begin 2023 een ontwikkeltraject opgezet, geleid door onze collega Jeroen Overbeek. Dit traject had ambitieuze doelen, gericht op verbetering van data, applicaties, architectuur en gebruik.
Focus op datamanagement
De keuze en inrichting van een nieuwe integrale BOR-applicatie voor Groen, Wegen, Water en Riolering vormde de meest tastbare wens en het belangrijkste resultaat van dit traject. Maar de focus lag gedurende het gehele traject vooral op datamanagement. Zo is de IMBOR standaard geïntroduceerd, met een Groningse uitwerking hiervan. Dit gegevenswoordenboek vormde de basis voor de centrale BOR objectenregistratie. Hierop zijn de belangrijkste data architectuurprincipes zijn toegepast zoals eenduidig gedefinieerde gegevensbronnen, applicatie-onafhankelijke toegankelijkheid en de samenhang met andere (basis)registraties zoals de BGT.
Datamanagement omvat ook de organisatie rondom databeheer en inzicht in de databeheerprocessen. Het toekennen van beheerrollen is cruciaal voor zowel de uitvoering als de sturing op datamanagement. Databeheerders spelen hierin een belangrijke rol; naast het doorvoeren van wijzigingen bewaken zij de kwaliteit van zowel de inhoud als het dataproces. Dit vergt een centrale rol in de organisatie. En waar mogelijk ook letterlijk: niet “aan het einde van de gang” maar, zoals bij Stadsbeheer, centraal in het gebouw. Zichtbaar en aanspreekbaar voor iedereen.
Belangrijke rol voor medewerkers
Maar het leggen van datamanagement puzzelstukjes is niet voldoende. Uiteindelijk zijn het de medewerkers die de “theoretische” basis in de praktijk moeten toepassen. Voor een stad als Groningen zijn er al snel meer dan 100 medewerkers, zowel direct als indirect, betrokken bij het onderhouden van de objectenregistratie. Databeheerders, functioneel beheerders, inspecteurs, toezichthouders en beheerders in de wijken: iedereen moet begrijpen aan welk deel van de puzzel zij bijdragen en waarom dit van belang is. Dit is een veranderproces dat veel aandacht vereist, wat tijd en energie kost, niet alleen van het projectteam maar ook van de opdrachtgever en directie. Maar het leverde veel op, zo leerde dit traject.
Roadmap om kansen te benutten
Met de nieuwe objectenregistratie BOR ligt er nu een mooie basis. Op allerlei vlakken zijn er hele concrete kansen. Om deze te benutten is er een roadmap opgesteld. Toepassingen zitten onder andere in betere programmering van beheer- en onderhoud, nauwkeurigere modellen voor wateroverlast situaties en een actueler en accurater 3D stadsmodel (Groningse digital twin). Kansen liggen er ook om het ontwerp- en realisatieproces beter aan te laten sluiten op het beheerproces waardoor informatieverlies wordt verminderd. Standaarden kunnen daarbij helpen (landelijk wordt daar ook hard aan gewerkt). Maar met simpelweg betere afspraken tussen directies en afdelingen onderling zijn ook grote stappen te maken.
Het verder versterken van de gegevensbasis blijft noodzakelijk. Door de huidige objectenregistratie door te ontwikkelen tot een kernregistratie voor BOR, wordt deze een fundament in de gemeentelijke data-architectuur. Groningen gaat hiermee in 2026 aan de slag. En dat Stadsbeheer zich hiermee letterlijk en figuurlijk op de gemeentelijke datakaart heeft gezet is mooi, en vooral heel terecht!
Harm Olthof, Jetske Evenhuis & Bert Gerlofs