Een terugmelding doen? Wel zo makkelijk!
Auteur: Nathalie Semplonius
Voor het borgen van kwaliteit van gegevens in de basisregistraties is terugmelden al enige tijd een belangrijk proces. Maar wat is dat nou precies en hoe doe je dat? Onze collega Nathalie Semplonius heeft voor de gemeente Groningen onderzocht hoe terugmelden daadwerkelijk onder de aandacht komt én blijft.
Medewerkers vanuit overheidsinstellingen zijn verplicht een terugmelding te doen op de basisregistraties op het moment dat er (gerede) twijfel is over de juistheid van een gegeven of op het moment dat een gegeven ontbreekt. Met het doen van een terugmelding wordt de kwaliteitscirkel van het stelsel van basisregistraties gesloten. Hierbij wordt het aanbod aan gegevens gebruikt en verder verbeterd. Het rondmaken van deze cirkel draagt bij aan een efficiënte, veilige en dienstbare overheid. Bronhouders en afnemers van de gegevens dragen samen de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de gegevens. Om een terugmelding efficiënt te kunnen afhandelen, is er voldoende informatie nodig vanuit de afnemer. Het is daarom belangrijk dat de afnemers voldoende kennis hebben van het proces van het doen van een terugmelding.
tekst gaat verder onder de afbeelding
Stelselplaat basisregistraties (bron: digitaleoverheid.nl)
Uit een tweetal onderzoeken is gebleken dat binnen de Gemeente Groningen niet voldoende wordt voldaan aan zowel de eis van het verplicht gebruik van de gegevens uit de basisregistraties als het terugmelden. Vanuit Geon is Nathalie Semplonius gevraagd om het terugmelden onder de aandacht te brengen bij de medewerkers van de gemeente Groningen. Daarnaast was de wens om het terugmelden zo eenvoudig mogelijk te maken voor de medewerkers.
Er kunnen verschillende redenen zijn waardoor de medewerkers geen terugmeldingen doen:
- De gegevens uit de basisregistraties worden niet gebruikt (gebruiken)
- Er is onvoldoende kennis over de mogelijkheid om terug te melden (weten)
- Er is onvoldoende kennis over de (on)juistheid van een gegeven (herkennen)
- Terugmelden wordt niet als prioriteit gezien (willen)
- Er is geen juiste voorziening voor het doen van een terugmelding (kunnen)
Om deze verschillende redenen aan te pakken, is er een project uitgevoerd bestaande uit twee fases. In de eerste fase lag de focus op verbeteringen op de korte termijn. De daaropvolgende fase richtte zich op het onderzoeken van oplossingen voor de lange termijn. De nadruk lag met name in de eerste fase op het verhogen van de bewustwording en sturing op de eisen vanuit het Stelsel van Basisregistraties. Het project ging niet direct om het borgen van de terugmeldplicht in de verschillende werkprocessen.
Fase 1
Om bewustwording te creëren en het terugmelden makkelijker te maken voor de medewerkers is er gemeentebreed informatie uitgerold in de vorm van een pagina op het interne platform. De pagina bevat onder andere informatie over het Stelsel van Basisregistraties en het nut en noodzaak van terugmelden. Daarnaast is er informatie te vinden over de afzonderlijke basisregistraties, de verbindingen tussen de verschillende registraties en externe links met handige informatie. Ook is voor alle afzonderlijke basisregistraties een stappenplan uitgewerkt voor het doen van een terugmelding. Hiermee zal het doen van een terugmelding makkelijker zijn, waardoor het ook vaker gedaan zal worden, is de verwachting. De pagina kan op ieder moment geraadpleegd worden en is beschikbaar voor alle medewerkers van de gemeente Groningen, onafhankelijk van of de gegevens van toepassing zijn op hun werkzaamheden. Om te zorgen dat het stelsel inclusief het terugmelden onder de aandacht blijft, is het goed om de aandacht op het terugmelden te blijven vestigen en te communiceren over veranderingen in de registraties.
Fase 2
De tweede fase van het traject was meer gericht op het onderzoeken van beschikbare data en mogelijkheden voor een structurele verbetering. Er is hierbij gekeken naar de gegevens die al beschikbaar zijn over de hoeveelheid terugmeldingen die er gedaan wordt, maar ook de kwaliteit van de basisregistraties. De belangrijkste focus in deze fase lag echter op het onderzoeken van de mogelijkheid van een centrale terugmeldvoorziening. Het terugmelden verschilt op dit moment namelijk per registratie en dit maakt het ingewikkelder om een juiste terugmelding te doen voor medewerkers die met gegevens uit verschillende registraties werken. Er zijn diverse mogelijkheden voorgesteld aan de gemeente om te zorgen dat het terugmelden op de registraties meer overeenkomt.
De gemeente is na het afronden van het project aan de slag gegaan met het advies wat is uitgebracht. De eerste resultaten lieten zien dat het project heeft geleid tot een verhoogde uitvoering van het terugmelden door medewerkers.
Algemeen