Door Christian Breider en Nathalie Semplonius
Een efficiënt gegevensbeheerproces is van cruciaal belang voor het actualiseren van de legger, een essentieel instrument voor waterschappen. Geon heeft, onder begeleiding van Christian en Nathalie, een opdracht uitgevoerd voor waterschap Vechtstromen om het gegevensbeheerproces met betrekking tot het actualiseren van de legger te optimaliseren. Door samen met alle betrokken het proces te analyseren, visualiseren en simuleren is de basis gelegd om de efficiëntie en kwaliteit van het gegevensbeheerproces blijvend te optimaliseren.
Het actualiseren van de legger is een complex proces, waarbij meerdere bronprocessen zijn betrokken. Denk hierbij aan processen binnen projecten, vergunningverlening en groot onderhoud. Het cluster gegevensbeheer van het Bedrijfsbureau van waterschap Vechtstromen is verantwoordelijk voor het verwerken van de gegevens om vervolgens tot een geactualiseerde legger te komen. Het bedrijfsbureau stond dan ook voor de uitdaging om dit bedrijfsproces te stroomlijnen en te optimaliseren. Hierbij hebben ze de hulp van Geon ingeschakeld, dat bij het waterschap bekend staat om zijn expertise op het gebied van gegevensmanagement binnen het domein van waterbeheer.
Visualisatie van het leggerproces (klik hier voor een grote versie)
Het eerste onderdeel van het traject was het analyseren van het leggerproces door alle rollen en informatiestromen binnen dit proces helder in beeld te brengen. Dit resulteerde in een overzichtelijke procesplaat. Vervolgens is met alle betrokkenen uit de verschillende teams een processimulatie uitgevoerd. Een innovatieve methode om processen te analyseren, te visualiseren en te optimaliseren. Door het simuleren van het leggerproces, met een focus op gegevensbeheer, kreeg het waterschap inzicht in ieders rol in het proces, de knelpunten, inefficiënties en mogelijkheden tot verbetering. Tijdens de sessies werd hiervoor het proces van achteren naar voren en weer terug doorgelopen. Hiermee kwamen de betrokkenen tot de bovengenoemde inzichten en daarbij ook de invloed die zij hebben op het deelproces van een ander. Vooral deze interactie, samenwerking en uitwisseling van informatie tussen de verschillende processen kunnen worden verbeterd. Meteen tijdens de tweede sessie was al verbetering te merken. Op basis van de simulaties zijn concrete verbeteracties geïdentificeerd om het proces te stroomlijnen, waarvan een aantal vrijwel direct opgepakt zijn. Het uitvoeren van de vervolgstappen is met alle vertrouwen overgedragen aan het waterschap.
Resultaat
De voorgestelde optimalisatie in het leggerproces draagt bij aan de kwaliteit van de uiteindelijke producten en diensten van het waterschap. De kennis die is opgedaan in de processimulatie en voorgestelde procesoptimalisatie zal leiden tot tastbare verbeteringen die het waterschap Vechtstromen in staat stellen om efficiënter te werken en hoogwaardige producten en diensten te leveren. Bovendien kan met deze verbeteringen niet alleen het proces voor de legger worden geoptimaliseerd, maar ook de vele andere processen die worden uitgevoerd binnen het waterschap. Er is door Geon direct een basis gelegd voor de het gegevensbeheerproces voor de Omgevingswet en het Assetmanagement!
Algemeen