Auteurs: Nathalie Semplonius en Niels Venema (Geon) i.s.m. Johan Ruiter (Meerinzicht)
In 2022 zijn geo-expertisebureau Geon en overheidsorganisatie Meerinzicht een samenwerkingspilot gestart rondom Geo-BI: de combinatie tussen geo-informatie en business intelligence. De adviseurs van Geon zijn aan de slag gegaan met vastgoedinformatie van de gemeente Harderwijk, dat in een dashboard is verwerkt. Uiteraard speelt geo-informatie hierin een centrale rol.
Voor dit traject hebben Meerinzicht en Geon de handen ineen geslagen. Meerinzicht is de samenwerking tussen de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde op het sociaal domein en o.a. op het gebied van gebouwenbeheer, belastingen en geo-informatie. Geon is een onafhankelijk expertisebureau voor geo-informatie en werkt met name voor overheidsorganisaties.
Elkaars behoeften vervullen
Binnen Meerinzicht bleek er een behoefte te zijn aan een actueel blijvend overzicht van de gemeentelijke vastgoedobjecten, zoals uitgeefbare bedrijfskavels of verpachte en verhuurde kavels en gebouwen. De regie op de exploitatie van dergelijke objecten gaf in het verleden grote uitdagingen. Een raadsvraag over de kosten/opbrengsten van het gemeentelijk vastgoed, kostte vele maanden uitzoekwerk door verschillende ambtenaren. De oorzaak lag vooral in het feit dat allerlei kosten niet werden geoormerkt aan een gebruikseenheid. De energieleverancier stuurde bijvoorbeeld één totaalfactuur voor alle gemeentelijke aansluitingen, en zo werd het ook in het financiële systeem opgenomen. De eerste stap was het vaststellen van de eenheid van gebruik. Een gebouw wordt vaak door meer gebruikers gehuurd of gepacht. Denk bijvoorbeeld aan de uitbating van de kantine door een ondernemer in een sportcomplex waar ook verschillende sportverenigingen gebruik van maken.
Het uitgangspunt voor de kosten werd uiteindelijk de gebruikseenheid bestaand uit BAG verblijfsobjecten, met soms een extra object indien dat nodig was. De ombouw van het financiële systeem is de afgelopen jaren uitgevoerd zodat het begin 2022 mogelijk bleek de kosten per gebruikseenheid uit te splitsen en beschikbaar te stellen. Via een database koppeling werd het mogelijk een financiële tabel te delen met de geodatabase en de posten te voorzien van geometrie. Zo was de basis gelegd voor een ontsluiting via een dashboard. Immers tot dan toe moest de vastgoedbeheerder alle posten nog steeds handmatig combineren en was er geen overzicht van de netto exploitatie en de beschikbare bestedingsruimte per gebruikseenheid.
Voor Geon is het traject zinvol voor het opdoen van ervaring met het werken met (Geo-)BI voor de adviseurs.
Verkenning Geo-BI
Het innovatietraject is gestart met het uitzoeken van de betekenis van Geo Business Intelligence (Geo-BI, ook wel geospatial business intelligence). Er zijn verschillende definities te vinden voor deze begrippen. Samenvattend wordt Geo-BI beschreven als het combineren van geografische data met de overige niet-geografische data, waarbij de focus ligt op het gebruik van GIS. Het gebruik van de toegevoegde waarde van geodata leidt tot bredere inzichten die kunnen worden gebruikt voor optimalisatie van processen en het verbeteren van de dienstverlening, in dit geval dus van Meerinzicht.
Naast het definiëren van Geo-BI is er kennis opgedaan over de beschikbare platforms die het beste de visualisatierol van de verschillende gegevens kan vervullen, in bijvoorbeeld de vorm van een dashboard. Hierbij is gekeken naar zowel open als closed source mogelijkheden. Binnen Meerinzicht wordt er gewerkt met de Esri software, daarom is er voor dit traject de keuze gemaakt om met Esri ArcGIS Dashboards aan de slag te gaan.
Opzetten dashboard
In de wereld van (geo-)data is het visualiseren van de data op de juiste manier de laatste stap. Voorafgaand is het belangrijk dat alle data op orde is, de juiste kwaliteit en structuur heeft. De technische uitdaging voor dit project zit met name in het koppelen van de (integrale) kosten en de vastgoedobjecten. Dit is met name te wijten aan de regels die zijn gekoppeld aan het gebruik van financiële data. Vanuit de testdata van Meerinzicht is dan ook eerst de stap gemaakt om de structuur van de data op orde te krijgen. Voor visualisaties in een bepaalde vorm is ook een bepaalde structuur in de data nodig, zoals bijvoorbeeld categorieën in plaats van afzonderlijke absolute getallen. Daarnaast is het van belang dat de data op de juiste manier geïnterpreteerd wordt.
Tekst gaat verder onder de afbeelding
Bij het daadwerkelijk opzetten van het dashboard (zie afbeelding) is als eerste de geodata gevisualiseerd. Hiervoor zijn meerdere kaarten gemaakt op basis van de wensen van Meerinzicht. Deze kaarten zijn in het dashboard centraal neergezet. Vervolgens zijn er in het dashboard meerdere elementen aangesloten op de verschillende kaarten. Door het inschakelen van acties (automatische links, highlights, zoom-ins, etc. tussen elementen op het dashboard) is de combinatie gemaakt tussen de geo- en financiële data. Hierdoor ontstaat een interactief dashboard, met Geo-informatie als belangrijkste focuspunt. Door het toevoegen van filters kan de benodigde informatie moeiteloos uit het dashboard worden gehaald. Een eerste versie staat!
Aansluiten dashboard binnen de organisatie
De inrichting van het dashboard zou worden uitgeprobeerd door de vastgoedbeheerder van de gemeente Harderwijk. Door privéomstandigheden was hij niet in staat om in die tijd een bijdrage te leveren. De GIS specialisten van Meerinzicht zijn daarom op eigen inzicht de werking van het dashboard gaan beoordelen en verbeterpunten gaan aanleveren. Uiteindelijk heeft Geon het dashboard opgeleverd in het najaar van 2022 en is het ingericht in de softwareomgeving van Meerinzicht. Toen was het wachten op de terugkeer van de vastgoedbeheerder van Harderwijk. Dat vond plaats in maart 2023 en na uitleg van het systeem kregen we te maken met een heel blije en enthousiaste collega. De inrichting en werking van het dashboard ging zijn verwachtingen ver te boven!
Terugblik
Voor zowel Geon als Meerinzicht heeft dit traject nuttige inzichten opgeleverd. De adviseurs van Geon zijn weer een ervaring rijker als het gaat om het combineren van geo-informatie met bedrijfsinformatie. Het domein BI is een wereld op zich en beperkt zich niet alleen tot het opzetten van dashboards. In de toekomst zullen de adviseurs zich verder verdiepen van Geo-BI en daarbij ook andere mogelijkheden voor het opzetten van dashboards gebruiken.
Voor Meerinzicht was het een eerste kennismaking met een Geodashboard en dat smaakte naar meer. Inmiddels zijn er 3 nieuwe dashboards bijgebouwd en er staan er nog enkelen op stapel. Een mooie nieuwe toevoeging aan het portfolio van het Geo-team van Meerinzicht dus.
Algemeen