Integraal Kaartbeheer werkt in Sneek!
De gemeente Súdwest-Fryslân is per 2011 ontstaan na een fusie van 4 kleine plattelandsgemeenten en 1 stadsgemeente. Bij de fusie is er voor gekozen om de gebruikte informatiesystemen van de “oude” gemeenten te continueren. Verschillende gegevens- en informatiebeheerders voor domeinen als BGT, WOZ, Beheer Openbare Ruimte, BAG, GIS en Kadaster verzamelen en beheren nu los van elkaar en in eigen informatiesystemen informatie over het grond- en werkgebied van de gemeente. Dit leidt tot een aantal knelpunten:
- kaartgegevens worden niet integraal ingewonnen of beheerd en er is sprake van veelvuldig dubbele registratie.
- De verschillende informatiesystemen zijn niet volledig synchroon, dus in welk systeem zit nu de juiste informatie?
Nu het stelsel van Basisregistratie langzaam vorm krijgt en de ruimtelijke relaties tussen de verschillende objecten in ruimtelijke zin steeds belangrijker worden (denk bijvoorbeeld aan de BAG en WOZ en BGT en BOR) ontstaat bij de gemeente SWF behoefte om het beheer van kaartgegevens, meer dan nu het geval is, in samenhang te benaderen.
Integraal Kaartbeheer (IKB)
De gemeente heeft hoge verwachtingen van een wijze van beheren van kaartgegevens waarin de ruimtelijke relatie tussen objecten centraal staat en waarbij de samenhang in beheeractiviteiten wordt “geborgd” op basis van generieke “gebeurtenissen” in de openbare ruimte.
Als voorbeeld: een gereedmelding op een bouwvergunning door de toezichthouders leidt tot registratie in de BAG en vervolgens tot een meetopdracht aan de landmeters op basis waarvan wijzigingen direct (en waar mogelijk) automatisch kunnen worden doorgevoerd of klaar gezet voor de BAG, de BGT, BOR en WOZ.
De gemeente verwacht dat deze manier van beheren:
- Samenwerking en efficiency verbetert;
- Kosten bespaart
- Gegevenskwaliteit verhoogt en
- Dienstverlening verbetert.
De gemeente noemt deze nieuwe wijze van kaartbeheer Integraal Kaart(-object)beheer (hierna: IKOB). IKOB is voor de gemeente SWF in de eerste plaats procesinnovatie (een verbeterde
werkwijze en meer samenwerking tussen functioneel beheerders). De verwachting is dat de nieuwe werkwijze het beste tot zijn recht komt wanneer deze wordt ondersteund door een integraal informatiesysteem, waarin de ruimtelijke relaties in 1 integrale kaart zijn vastgelegd en de keten van beheeractiviteiten optimaal kan worden ondersteund.
Proof of Concept Integraal Kaart(-object)beheer
Verwachtingen over meerwaarde is één, op basis hiervan besluiten om te investeren in een nieuwe werkwijze en aanschaf van andere technologie vraagt iets meer onderbouwing. De gemeente SWF heeft daarom eind vorig jaar besloten om de verwachtingen te toetsen in een Proof of Concept.
De Proof of Concept is als volgt ingericht:
- Een testgroep die bestaat uit functioneel beheerders, technisch beheerder en een informatieadviseur;
- Techniek in de cloud (beschikbaar gesteld door leverancier van kaartbeheersoftware);
- Kopie van echte kaartgegevens uit de huidige informatiesystemen in de PoC-omgeving;
- Een testperiode van ongeveer 14 weken;
- Schaduwdraaien: in de testperiode werd zowel op de oude wijze als de nieuwe wijze beheerd en de verschillen tussen beide werkwijzen werden kwantitatief of kwalitatief gemeten;
- Op basis van de testresultaten en bevindingen een advies over wel of niet door gaan met Integraal Kaart(-object)Beheer.
Onze rol
Gerlof de Haan heeft namens Geon en in zijn rol als interim coördinator geo-informatie de projectleidersrol op zich genomen. Zijn belangrijkste taken waren er voor te zorgen dat in de Proof of Concept daadwerkelijk concrete resultaten over het testen werden bereikt, er door de functioneel beheerders volgens de nieuwe werkwijze werd samengewerkt èn dat er op basis van de resultaten een gedragen advies werd georganiseerd.
Het testen zelf was inhoudelijk een verantwoordelijkheid van de functioneel beheerders van de diverse beheerdomeinen. Zij werden daarbij technisch ondersteund door het Team ICT en de leverancier van de technologie in de PoC en met advies bijgestaan door de informatieadviseur.
Het resultaat (advies)
De PoC Integraal kaartbeheer heeft de gemeente SWF nuttig inzicht opgeleverd over de nieuwe werkwijze. De verwachtingen t.a.v. samenwerking, efficiency, kwaliteit en dienstverlening zijn op hoofdlijnen waar gemaakt. Functioneel beheerders zijn enthousiast over Integraal Kaartbeheer.
De gebruikte techniek heeft potentie, tegelijkertijd is ook vastgesteld dat deze nog niet optimaal aansluit bij de functionele behoefte.
De PoC-testgroep heeft de opdrachtgever geadviseerd om in ieder geval door te gaan met de invoering van de nieuwe werkwijze.
Meer weten over de aanpak en resultaten van dit project?
Neem contact op met Gerlof de Haan (Geon bv) of Garmen Hageman (informatieadviseur gemeente Súdwest-Fryslân).
Algemeen